Datenschutzerklärung für sicherAI

Stand: 2026-11-05

Fabio Hossli (Einzelunternehmen nach Schweizer Recht), Produktname sicherAI („wir“ oder „uns“), verarbeitet in verschiedenen Situationen Ihre personenbezogenen Daten. Die rechtlichen Grundlagen hierfür ergeben sich insbesondere aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) sowie – soweit deutsches Recht anwendbar ist – dem Telekommunikation-Digitaldienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie gemäß Art. 12 bis Art. 14 DSGVO und Art. 19 DSG darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, soweit wir als Verantwortlicher gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO beziehungsweise Art. 5 lit. j DSG agieren. Sie erläutert insbesondere, welche Daten wir erheben, zu welchen Zwecken wir sie nutzen und auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt – insbesondere für folgende Datenverarbeitungsprozesse:

Besuch unserer Website https://sicherai.com und unserer Anwendung unter https://app.sicherai.com (dazu Ziffer 2.1 und Ziffer 2.2),

Kontaktaufnahme per E-Mail, Demo-Buchung und Supportanfragen (dazu Ziffer 2.3),

Warteliste und Testphasen-Mails (dazu Ziffer 2.4),

Unternehmensauftritte in sozialen Netzwerken (dazu Ziffer 2.5),

Bestellung, Vertragsabschluss und Erbringung unserer Dienstleistungen sowie Abwicklung von Geschäftsbeziehungen (dazu Ziffer 2.6)

Nutzung unserer Plattform und der KI-Anwendungen (dazu Ziffer 2.7),

Direktansprache von Kanzleien und Heilpraktiker-Praxen, KI-Assistent und Anrufaufnahme in unserem Vertriebssystem (dazu Ziffer 2.10).

Außerdem enthält diese Datenschutzerklärung Informationen über die Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten (dazu Ziffer 3), Datenübermittlungen in Drittstaaten (dazu Ziffer 4), die Dauer der Datenverarbeitung (dazu Ziffer 5), Ihre Rechte als betroffene Person (dazu Ziffer 6 und Ziffer 7), die Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten (dazu Ziffer 8) und über automatisierte Entscheidungsfindungen (dazu Ziffer 9).

1. Verantwortlicher

Fabio Hossli (Einzelunternehmen nach Schweizer Recht)

Produktname: sicherAI

Unterdorfstrasse 10, 5082 Kaisten, Schweiz (Kanton Aargau)

UID: CHE-410.145.754

MWST-Nr.: CHE-410.145.754 MWST

Verantwortlicher und Ansprechpartner: Fabio Hossli

Allgemeiner Kontakt und Support: support@sicherai.com

Datenschutzkontakt: datenschutz@sicherai.com

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir derzeit nicht benannt.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung von Daten

2.1 Besuch unserer Website

Wenn Sie unsere Website besuchen, werden je nach Art und Umfang der Nutzung verschiedene personenbezogene Daten verarbeitet. Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt (z.B. mittels Zuordnung zu einer Online-Kennung) identifiziert werden kann.

Zum Zweck der technischen Bereitstellung der Website ist es erforderlich, dass wir bestimmte, durch Ihren Browser automatisch übermittelte Informationen verarbeiten, damit unsere Website in Ihrem Browser angezeigt werden kann und Sie die Website nutzen können. Diese Informationen (die „Zugriffsdaten“) werden zur Bearbeitung der Anfrage verarbeitet; ein Webserver-Zugriffslog wird nicht geführt. Zugriffsdaten können u.a. sein:

Browsertyp und Browserversion

Verwendetes Betriebssystem

IP-Adresse des anfragenden Endgeräts

Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Ursprungs- oder Referrer-URL)

Datum und Uhrzeit der Anfrage

Die Verarbeitung der Zugriffsdaten ist zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website und zur Systemsicherheit technisch notwendig. Für Betrieb und Fehlerdiagnose werden technische Container-Logs geführt; Chatinhalte werden darin nicht gespeichert. Eine Auswertung der Protokolle zu Marketingzwecken findet nicht statt.

Soweit Sie unsere Website besuchen, um sich über unser Produkt- und Leistungsangebot zu informieren oder dieses auf vertraglicher Grundlage zu nutzen, ist Grundlage für die vorübergehende Verarbeitung der Zugriffsdaten Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

Darüber hinaus dient vorliegend Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO als Rechtsgrundlage für die vorübergehende Verarbeitung der Zugriffsdaten. Unsere berechtigten Interessen bestehen hierbei darin, Ihnen eine technisch funktionierende und benutzerfreundlich gestaltete Website zur Verfügung stellen sowie die Sicherheit unserer Systeme gewährleisten zu können. Gegen die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen haben Sie ein Widerspruchsrecht (siehe hierzu Ziffer 7).

Speicherdauer und Löschung Ihrer Zugriffsdaten richten sich nach Ziffer 5 dieser Datenschutzerklärung. Die Container-Logs werden größenbasiert rotiert: je Container höchstens drei Logdateien zu je 10 MB. Daraus ergibt sich keine feste zeitliche Aufbewahrungsfrist und keine vollständige Protokollierung der Website-Zugriffe.

2.2 Verwendung von Cookies und ähnlichen Technologien

Wir setzen auf unserer Website und in unserer Anwendung ausschließlich technisch notwendige Cookies und vergleichbare Speichertechniken ein. Sie dienen dazu, die Anmeldung und die Sitzung abzusichern sowie Grundfunktionen wie Seitennavigation und den Zugriff auf geschützte Bereiche zu ermöglichen. Ein Tracking zu Zwecken des Marketings, der Personalisierung von Werbung oder der Reichweitenanalyse mittels Cookies oder vergleichbarer Techniken findet auf unserer Website und in unserer Anwendung nicht statt; dort setzen wir keine Tracking-Pixel, kein Marketing-Fingerprinting und keine Analyse- oder Werbedienste Dritter ein. Zu E-Mails aus unserer Anwendung siehe unten. Eine Einwilligungsabfrage (Cookie-Banner) ist deshalb nicht erforderlich.

Enthält der Link, über den Sie unsere Website aufrufen, Kampagnenangaben (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content, ref oder gclid), reichen wir diese ohne Cookie über die Adresszeile an die Registrierung weiter. Registrieren Sie sich, speichern wir diese Angaben und die Einstiegsseite zusammen mit Ihrer E-Mail-Adresse, um nachvollziehen zu können, über welchen Weg Sie zu uns gefunden haben. An die Demo-Buchung geben wir nur die utm-Angaben und eine Kennung der Einstiegsseite weiter; was wir davon speichern, steht in Ziffer 2.3. Beim Anlegen einer Organisation fragen wir zudem, wie Sie von uns erfahren haben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht darin, die Wirksamkeit unserer Kontaktwege zu beurteilen. Wir geben diese Angaben nicht an Werbenetzwerke weiter. Sie werden mit den zugehörigen Kontakt- oder Vertragsdaten gelöscht (Ziffer 2.6 und Ziffer 5).

Zur Kontosicherheit erkennen wir neue Geräte beziehungsweise Sitzungen anhand eines pseudonymen HMAC aus Nutzerkennung, Browser- und Betriebssystemfamilie sowie IP-Präfix. Die Gerätekennung wird in der Tabelle „user_devices“ gespeichert und bis zur Löschung des Kontos aufbewahrt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der Sicherheit Ihres Kontos.

Zu jeder Anmeldesitzung speichern wir die IP-Adresse und die Browserkennung (User-Agent); in den Sicherheitseinstellungen der Anwendung sehen Sie so Ihre aktiven Sitzungen und können sie beenden. Abgelaufene Anmeldesitzungen löschen wir 30 Tage nach ihrem Ablauf. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der Sicherheit Ihres Kontos.

Rechtsgrundlage für den Zugriff auf Ihr Endgerät, die Erhebung der Informationen und die weitere Verarbeitung etwaiger personenbezogener Daten ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, soweit deutsches Recht anwendbar ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f) oder lit. b) DSGVO. Ohne diese technisch notwendigen Cookies können die Anmeldung und die geschützten Bereiche der Anwendung nicht genutzt werden.

E-Mails aus unserer Anwendung

In E-Mails, die wir aus unserer Anwendung über unseren Dienstleister Brevo versenden (Ziffer 3.2), fügt Brevo technisch bedingt ein unsichtbares Zählbild ein und leitet Links über eigene Adressen weiter. Öffnungen und Klicks zählt Brevo dabei nur anonym, ohne Zuordnung zu Ihrer E-Mail-Adresse. Eine Auswertung für Werbung findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht darin, den Versand unserer E-Mails technisch zu betreiben und ihre Zustellung in der Summe zu überblicken.

Anmeldung mit Google oder Microsoft (optional)

Sie können sich statt mit E-Mail-Adresse und Passwort auch mit einem Google- oder Microsoft-Konto anmelden. Wählen Sie diese Anmeldung, leitet Ihr Browser Sie zu Google beziehungsweise Microsoft weiter; der jeweilige Anbieter verarbeitet die Anmeldung in eigener Verantwortung, auch in den USA. Wir erhalten von ihm Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Profilbild, soweit vorhanden, eine Kontokennung sowie Anmeldetoken; Zugriffs- und Aktualisierungstoken speichern wir verschlüsselt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Diese Angaben speichern wir bis zur Löschung Ihres Kontos. Für den Anmeldevorgang setzen wir kurzzeitig ein Cookie (siehe Liste).

Liste der eingesetzten Cookies und Speichertechniken

Die Website https://sicherai.com setzt keine Cookies.

2.3 Kontaktaufnahme per E-Mail, Demo-Buchung und Support

Für die unter Ziffer 1 genannten Support- und Datenschutzadressen sowie hallo@sicherai.com nutzen wir E-Mail-Postfächer von Hostinger International Ltd. (Zypern). Hostinger verarbeitet die eingehenden und ausgehenden Nachrichten einschließlich ihrer Kontaktdaten zur Bearbeitung dieser Anfragen. Die Postfachserver befinden sich laut Anbieterangabe in der EU (Litauen, Niederlande, Zypern) und im Vereinigten Königreich; Übermittlungen in Drittländer erfolgen laut Anbieter auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln.

Für die E-Mail-Korrespondenz mit den Postfächern unseres Teams nutzen wir zusätzlich Google Workspace. Vertragspartner ist die Google Cloud EMEA Limited, Dublin (Irland). Google verarbeitet die Nachrichten einschließlich ihrer Kontaktdaten als unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage seiner Datenverarbeitungsbedingungen. Eingehende Nachrichten nimmt weiterhin Hostinger an; dort bleibt eine Kopie. Google kann die Daten auch außerhalb der EU und der Schweiz verarbeiten, insbesondere in den USA. Die Google LLC ist laut der amtlichen Liste des U.S. Department of Commerce (abgerufen am 03.11.2026) unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework und dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Für Übermittlungen an so zertifizierte Unternehmen hat die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt (Art. 45 DSGVO); nach Schweizer Datenschutzrecht gilt dies seit dem 15. September 2024 ebenso. Soweit Google sich nicht auf diese Zertifizierung stützt, gelten die EU-Standardvertragsklauseln aus den Datenverarbeitungsbedingungen von Google (Ziffer 4). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Korrespondenz einen Vertrag mit Ihnen oder seine Anbahnung betrifft, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer sachgerechten geschäftlichen Kommunikation.

Auf unserer Website stellen wir elektronische Kontaktmöglichkeiten (die unten beschriebene Demo-Buchung und die E-Mail-Adressen hallo@sicherai.com und support@sicherai.com) bereit, um Ihnen eine leichte und schnelle elektronische Kontaktaufnahme mit uns zu ermöglichen. Wenn Sie uns hierüber Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Anfragen inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung und Beantwortung der Anfrage sowie für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert und entsprechend weiterverarbeitet. Dies gilt auch für Datum und Uhrzeit Ihrer Anfrage. Diese Daten geben wir nicht an Dritte weiter, es sei denn, dies ist im Rahmen der Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Kontaktanfrage erforderlich oder Sie haben uns Ihre entsprechende Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO) erteilt.

Unter https://app.sicherai.com/termin können Sie eine Demo buchen. Die Adresse https://sicherai.com/demo leitet auf diese Online-Buchung weiter. Dabei erheben wir Ihren Namen, Ihre Firma, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihre Webseite als Pflichtangaben sowie freiwillig Ihre Nachricht. Hinzu kommen der gewählte Termin, die Teilnahmeart (Google Meet oder Telefon) und etwaige Kampagnenangaben aus dem aufgerufenen Link (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term, utm_content und src). Wir verarbeiten diese Angaben zur Durchführung Ihrer Demo und für die Kontaktaufnahme dazu auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Ihre Anfrage).

Wir speichern die Buchung in unserem internen Vertriebssystem auf unseren Servern in Deutschland. Für die Pflege der Geschäftsbeziehung gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse und die Löschfristen sind in Ziffer 2.6 (Geschäftsanbahnung) beschrieben. Eine bestätigte Online-Buchung zählt ab dem Zeitpunkt ihrer Bestätigung als Kontakt im Sinne dieser Fristen; eine spätere Absage ändert diesen Zeitpunkt nicht.

Demo-Termine führen Gastgeberinnen und Gastgeber aus dem Vertrieb von sicherAI durch. Für die Terminverwaltung ist ein Google-Konto unserer Domain sicherai.com mit unserer Anwendung verbunden. Den Termin tragen wir in einen Demo-Kalender ein, den unsere Anwendung in diesem Konto für die jeweilige Gastgeberin oder den jeweiligen Gastgeber anlegt, und zwar nur mit Zeitraum, Teilnahmeart und einem internen Verweis auf unser Vertriebssystem, ohne Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre Telefonnummer. Sie werden nicht als Teilnehmer in den Kalendereintrag aufgenommen, und Google versendet dazu keine Einladung. Freie Zeiten bestimmen wir über eine Frei/Belegt-Abfrage gegen die Kalender der Gastgeberinnen und Gastgeber; Inhalte ihrer Termine lesen wir nicht. Google verarbeitet die Kalenderdaten als unser Auftragsverarbeiter im Rahmen von Google Workspace; für Google Workspace gelten die Angaben oben.

Wählen Sie Google Meet, legt unsere Anwendung den Konferenzraum über das verbundene Google-Konto an, auch für Termine anderer Gastgeberinnen und Gastgeber. Google stellt den Konferenzraum als unser Auftragsverarbeiter im Rahmen von Google Workspace bereit und verarbeitet dabei die Konferenzdaten und den beim Beitritt angegebenen Namen. Nehmen Sie mit einem eigenen Google-Konto teil, verarbeitet Google die Angaben zu diesem Konto zusätzlich nach eigenen Bedingungen.

Bestätigungen und Absagen senden wir Ihnen per E-Mail über unseren Dienstleister für transaktionale E-Mails (siehe Ziffer 2.6 und die Empfängerliste in Ziffer 3.2). Absender ist Ihre Gastgeberin oder Ihr Gastgeber; Antworten gehen an deren E-Mail-Adresse. Die Bestätigung enthält einen persönlichen Verwaltungslink, über den Sie den Termin bis zu seinem Beginn absagen können. Über neue und abgesagte Buchungen informieren wir unser Team per E-Mail an eine interne Benachrichtigungsadresse; die Nachricht zu einer neuen Buchung enthält Ihre Angaben aus der Buchung.

Sagen Sie einen Termin ab, löschen wir den Kalendereintrag sofort. Löschen wir die Buchung nach den Fristen der Ziffer 2.6 oder vermerken wir eine Kontaktsperre, veranlassen wir auch die Löschung eines noch vorhandenen Kalendereintrags.

Ihre IP-Adresse verarbeiten wir zur Missbrauchsabwehr (Drosselung) nur kurzzeitig im Arbeitsspeicher; wir speichern sie nicht.

Nachrichten an support@sicherai.com übernehmen wir in unser internes Ticketsystem auf unseren Servern in Deutschland; Antworten versenden wir über Brevo. Supportanfragen und die zugehörige Korrespondenz löschen wir drei Jahre nach Abschluss der jeweiligen Anfrage. Bitte senden Sie uns in Supportanfragen keine Daten über die Gesundheit von Patienten oder Klienten.

Soweit Sie mit uns im Rahmen einer bestehenden Vertragsbeziehung Kontakt aufnehmen, Supportanfragen stellen oder uns im Vorfeld zur Information über unser Produkt- und Leistungsangebot kontaktieren, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten und Informationen zum Zwecke der Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Kontaktanfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet.

Anderenfalls erfolgt die Verarbeitung durch uns zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO an der Bereitstellung elektronischer Kontakt- und Supportkanäle als Unternehmen im B2B-Bereich und zur sachgerechten Beantwortung von Kunden-/Kontaktanfragen.

Sie sind weder verpflichtet, uns über das Formular oder per E-Mail zu kontaktieren noch personenbezogene Daten anzugeben. Wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht angeben, können wir Ihre Anfrage möglicherweise nicht bearbeiten. Andernfalls wird es keine Konsequenzen für Sie geben.

Im Übrigen richten sich Speicherdauer und Löschung Ihrer entsprechenden Daten nach Ziffer 5 dieser Datenschutzerklärung.

2.4 Warteliste und Testphasen-Mails

a) Warteliste

Eine Eintragung in die Warteliste ist nicht mehr möglich. Haben Sie sich früher auf unserer Website eingetragen, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO) ausschließlich, um Sie über den Zugang zum Produkt zu benachrichtigen. Wir speichern die E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt der Eintragung und die Herkunftsangabe „landingpage“ sowie etwaige Kampagnenangaben (Ziffer 2.2) als Datei auf dem Webserver und in unserem internen System für Geschäftsanbahnung. Alle Eintragungen löschen wir bis spätestens 31.12.2026, auf Ihren Widerruf auch früher.

b) Testphasen-Mails nach Anlegen einer Organisation

Nach dem Anlegen einer Organisation ist für deren Inhaber eine E-Mail-Folge vorgesehen: eine Produktvorstellung nach 15 Minuten, ein Beratungsangebot am Folgetag um 13:09 Uhr und Hinweise zur zeitsparenden Nutzung am zweiten Folgetag um 13:09 Uhr, jeweils nach der Zeitzone Europe/Berlin. Dafür verarbeiten wir die E-Mail-Adresse, den Namen, die Spracheinstellung und die Organisationszugehörigkeit. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO zur Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht darin, Sie bei der Erprobung und Nutzung des Produkts zu unterstützen. Die Folge wird nur versandt, solange Sie Inhaber der Organisation sind und sich nicht abgemeldet haben.

c) Abmeldung: Widerruf der Einwilligung oder Widerspruch

Sie können sich jederzeit über den Abmelde-Link in einer Testphasen-Mail von dieser E-Mail-Folge abmelden. Den Widerruf Ihrer Wartelisteneintragung oder Ihren Widerspruch können Sie auch an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten richten. Andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen Ihres Kommunikationsdienstleisters entstehen hierbei nicht.

Nach der Abmeldung von den Testphasen-Mails speichern wir den Abmeldestatus in Ihren Kontoeinstellungen, damit keine weiteren Mails dieser Folge erzeugt werden; noch ausstehende Mails dieser Folge werden aus der Versandwarteschlange entfernt. Daten, die zu anderen Zwecken bei uns gespeichert wurden, bleiben hiervon unberührt. Im Übrigen richten sich Speicherdauer und Löschung nach Ziffer 5 dieser Datenschutzerklärung.

2.5 Unternehmensauftritte in sozialen Netzwerken

Wir betreiben derzeit keine Unternehmensauftritte in sozialen Netzwerken und verlinken auf unserer Website nicht auf solche Netzwerke. Sollten wir künftig Unternehmensseiten in sozialen Netzwerken betreiben, ergänzen wir diese Datenschutzerklärung vorab um die Angaben zur dortigen Verarbeitung, zu den gemeinsam Verantwortlichen und zu Ihren Rechten.

2.6 Bestellung, Vertragsabschluss und Erbringung unserer Dienstleistungen sowie Abwicklung von Geschäftsbeziehungen

Im Rahmen unserer bestehenden oder künftigen Geschäftsbeziehungen verarbeiten wir personenbezogene Daten, die entweder direkt bei Ihnen erhoben oder uns von Ihrem Arbeitgeber als unser B2B-Kunde übermittelt werden. Dies betrifft insbesondere Beschäftigte von Geschäftspartnern oder Personen, die an der Vertragserfüllung beteiligt sind. Unsere Geschäftsbeziehungen umfassen Lieferanten, Dienstleister, Berater, Kooperationspartner sowie sonstige Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten. Dies betrifft vor allem Kunden, die unsere Produkte und Dienstleistungen erwerben.

Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten kann gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich sein. Falls eine Pflicht zur Bereitstellung solcher Daten besteht, werden wir Sie gesondert darauf hinweisen. In diesem Fall kann eine Nichtbereitstellung dazu führen, dass eine angeforderte Leistung nicht erbracht werden kann.

Wir verarbeiten in erster Linie personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen der Geschäftsbeziehung selbst zur Verfügung stellen oder die wir von Geschäftspartnern erhalten (z.B. durch Kollegen, mit denen wir bereits in Kontakt stehen, etwa im Zusammenhang mit einer Anfrage oder einem Auftrag). Darüber hinaus verarbeiten wir Informationen aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handelsregister, Presse, Internet) oder Daten, die uns von Dritten übermittelt werden (z. B. andere Geschäftspartner). Der Umfang der verarbeiteten Daten hängt von Ihrer Funktion innerhalb des jeweiligen Unternehmens ab.

Im Rahmen der Vertragsabwicklung und Geschäftsbeziehung verarbeiten wir insbesondere folgende personenbezogene Daten:

Unternehmensname

Vor- und Nachname sowie Position im Unternehmen

Anschrift (Liefer- und Rechnungsadresse)

Umsatzsteuer-ID

Telefonnummern

E-Mail-Adresse

Bankverbindung bzw. Zahlungsmodalitäten

Zahlungen werden über den Zahlungsdienstleister Stripe abgewickelt (Stripe Payments Europe, Limited, Dublin, Irland; die Verarbeitung erfolgt in der EU und in den USA). Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung von Verträgen, insbesondere von Kauf- und Lieferverträgen, Dienst- und Werkverträgen sowie sonstigen Auftragsverhältnissen (z.B. Bearbeitung und Prüfung entsprechender Angebote und Anfragen; Authentifizierung von Vertragspartnern, Vorbereitung und Unterzeichnung von Vertragsdokumenten, Abwicklung von Leistungen, Versand von Informationsschreiben etc.). Darüber hinaus nutzen wir die Daten zur Optimierung unserer Geschäftsprozesse und zur allgemeinen Betreuung unserer Geschäftspartner.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Dazu gehören insbesondere: Bearbeitung von außervertraglichen Anfragen und Anliegen, Sicherstellung rechtskonformen Handelns (z.B. Prävention von und Schutz vor Rechtsverstößen, Geltendmachung von und Verteidigung gegen rechtliche Ansprüche, interne und externe Compliance-Maßnahmen), Gewährleistung von Verfügbarkeit, des Betriebs und Sicherheit technischer Systeme sowie technisches Datenmanagement.

Darüber hinaus kann die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO beruhen, wenn wir direkt mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber in einer Geschäftsbeziehung stehen und die Verarbeitung zur Durchführung und Erfüllung Ihrer Pflichten aus dem Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist.

Speicherdauer und Löschung Ihrer Vertragsdaten richten sich nach Ziffer 5 dieser Datenschutzerklärung.

Geschäftsanbahnung

Zur Anbahnung und Pflege von Geschäftsbeziehungen mit Unternehmen verarbeiten wir Geschäftskontaktdaten (insbesondere Name, Funktion, Unternehmen, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer) sowie Angaben zu unseren Kontakten mit Ihnen in einem internen System auf unseren Servern in Deutschland. Die Daten stammen von Ihnen selbst, etwa aus einer Demo-Buchung, oder aus den oben genannten Quellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der Anbahnung und Pflege von Geschäftsbeziehungen mit Unternehmen. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Ziffer 7). Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir Ihre Daten zwei Jahre nach dem letzten tatsächlichen Kontakt mit Ihnen (Gespräch oder Antwort); gab es keinen solchen Kontakt, zwölf Monate nach ihrer Erfassung. Ausgenommen sind Sperreinträge zur Beachtung eines Widerspruchs oder einer Abmeldung (Ziffer 2.10). Wie wir Kanzleien und Heilpraktiker-Praxen direkt ansprechen, wofür wir in diesem System einen KI-Assistenten einsetzen und wann wir Anrufe mit Ihrer Einwilligung aufnehmen, beschreibt Ziffer 2.10.

Sperrabgleich

Damit wir Kunden, Interessenten, Unternehmen mit einem Sperreintrag und bereits angerufene Praxen nicht wie eine noch unbekannte Praxis ansprechen (Ziffer 2.10), bilden wir Prüfwerte (Hashes) aus folgenden Angaben:

• aus unserer Anwendung, soweit angebunden: die Internet-Domains der Organisationen, auch noch nicht bestätigte, sowie die E-Mail-Adressen der Mitglieder und deren Domains;
• aus unserem Vertriebssystem: die Internet-Domains und Telefonnummern der erfassten Unternehmen, etwa Kanzleien und Praxen, und die Domains geschäftlicher E-Mail-Adressen ihrer Ansprechpersonen;
• aus Sperreinträgen (Ziffer 2.10): gesperrte E-Mail-Adressen, Domains und Telefonnummern;
• aus Anrufen der letzten 24 Monate: Domains, Telefonnummern und E-Mail-Adressen der angerufenen Unternehmen und ihrer Ansprechpersonen sowie die angerufene Nummer, jeweils mit dem Tag des letzten Anrufversuchs.

Domains allgemeiner E-Mail-Anbieter nehmen wir nicht auf, soweit wir sie als solche erkennen. Die Prüfwerte übergeben wir ohne Klartext an unser eigenes System für die Erstansprache (Ziffer 2.10); andere Empfänger gibt es nicht. Die Übergabedatei löschen wir nach der Übernahme, spätestens sieben Tage nach der Übergabe. Prüfwerte aus Sperreinträgen bewahren wir auf, solange der Sperreintrag besteht. Prüfwerte aus Anrufen bewahren wir bis 24 Monate nach dem letzten Anrufversuch auf. Alle übrigen Prüfwerte ersetzen wir bei jeder Übergabe und löschen sie spätestens sieben Tage nach der Übergabe. Ein Prüfwert lässt sich aus der Ausgangsangabe nachrechnen; wir behandeln ihn deshalb wie die Angabe selbst.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht darin, Kunden, Interessenten und bereits kontaktierte Unternehmen nicht wie unbekannte Praxen anzusprechen und Widersprüche auch bei der Erstansprache zu beachten. Für Angaben aus unserer Anwendung ist das ein neuer Zweck. Er ist mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar (Art. 6 Abs. 4 DSGVO): Er dient allein dazu, Sie als Kunde nicht wie eine unbekannte Praxis anzusprechen, und wir verwenden dafür nur Prüfwerte, die wir nicht weitergeben.

Abschluss von Vereinbarungen in der Anwendung

Den Auftragsverarbeitungsvertrag und die Verschwiegenheitsvereinbarungen schließen Inhaber und Administratoren einer Organisation direkt in der Anwendung durch elektronische Zustimmung ab; einen externen Signaturdienst setzen wir dafür nicht ein. Schließen Sie eine Vereinbarung ab, verarbeiten wir Ihren Namen und die E-Mail-Adresse Ihres Kontos, den von Ihnen eingegebenen Namen, den Zeitpunkt der Zustimmung, die Angaben zur Organisation einschließlich der von Ihnen bestätigten Anschrift, den Wortlaut der von Ihnen bestätigten Erklärungen sowie die Kennung des Dokuments (Fassung und Prüfsumme). IP-Adresse und Browserdaten speichern wir hierfür nicht.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Angaben zur Organisation ist, soweit diese personenbezogen sind, der Vertrag mit der Organisation (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO). Ihre Daten als handelnde Person verarbeiten wir zur Wahrung unseres berechtigten Interesses, den Abschluss der Vereinbarung nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, ist Rechtsgrundlage zudem Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

Eine Kopie der Vereinbarung mit dem Zustimmungsnachweis senden wir Ihnen als PDF-Anhang an die E-Mail-Adresse Ihres Kontos; den Versand übernimmt unser Dienstleister für transaktionale E-Mails, Brevo (siehe Ziffer 3.2). Die Vereinbarung ist außerdem in der Anwendung abrufbar. Diese Daten und die PDF-Datei bewahren wir bis zehn Jahre nach dem Ende der jeweiligen Vereinbarung auf und löschen sie danach; das gilt auch, wenn Ihr Konto vorher gelöscht wird. Eine Vereinbarung endet mit ihrem Widerruf, mit ihrer Ersetzung durch eine neue Fassung oder mit der Löschung der Organisation.

Brechen Sie einen Abschluss ab, verfällt der Vorgang nach 24 Stunden; die dabei erfassten Angaben löschen wir 30 Tage danach.

2.7 Nutzung unserer Plattform und der KI-Anwendungen

Wenn Sie über unsere Plattform KI-Anwendungen von Drittanbietern als autorisierter Nutzer verwenden, weil unser Kunde – Ihr Arbeitgeber oder ein anderes Unternehmen – Ihnen den Zugang bereitgestellt hat, ist dieser Kunde der Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO beziehungsweise Art. 5 lit. j DSG für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung. Wir handeln in diesem Zusammenhang ausschließlich auf Weisung des Kunden und haben daher mit ihm einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen (Art. 28 Abs. 3 DSGVO, Art. 9 DSG). Enthalten Ihre Eingaben Daten über die Gesundheit, etwa von Patienten oder Klienten des Kunden, bearbeiten wir auch diese besonders schützenswerten Daten (Art. 9 DSGVO, Art. 5 lit. c DSG) nur im Auftrag und nach Weisung des Kunden; der Kunde informiert die betroffenen Personen.

Für Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Nutzung der Plattform und der KI-Anwendungen Dritter sowie zur Wahrnehmung Ihrer Betroffenenrechte (dazu die Ziffern 6 und 7) wenden Sie sich daher bitte direkt an den Kunden, der Ihnen den Zugang gewährt hat. Alternativ können Sie diese Rechte auch gegenüber uns geltend machen – wir leiten Ihre Anfrage dann aber gemäß unseren vertraglichen Verpflichtungen an den zuständigen Kunden zur Bearbeitung weiter.

Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der jeweiligen KI-Anwendung können Sie außerdem direkt beim zugehörigen Drittanbieter erhalten:

OpenAI-Modelle über Microsoft Azure OpenAI Service. Wir haben mit Microsoft einen Kundenvertrag (Microsoft Customer Agreement) über die Azure-OpenAI-Services geschlossen. Die Nutzung erfolgt auf Grundlage dieses Vertrages sowie der Microsoft Product Terms. Diese beinhalten umfassende Datenschutz- und Informationssicherheitspflichten. Darüber hinaus gilt das Microsoft Products and Services Data Protection Addendum, das Microsoft als Auftragsverarbeiter zu folgenden Maßnahmen verpflichtet: keine Offenlegung oder Zugänglichmachung der Daten gegenüber anderen Kunden oder OpenAI; keine Nutzung von Prompts und Ausgaben zum Training der Modelle oder zur Verbesserung der Microsoft-Produkte; Verarbeitung ausschließlich innerhalb der von uns gewählten EU-Datenzone. Microsoft kann Ein- und Ausgaben zur Missbrauchserkennung vorübergehend innerhalb der EU-Datenzone speichern; eine feste Frist nennt Microsoft dafür nicht (Microsoft Learn, „Data, privacy, and security for Foundry Models sold by Azure“, Stand 18.05.2026, abgerufen am 03.11.2026). Die EU-Datenzone von Microsoft kann neben Mitgliedstaaten der Europäischen Union auch EFTA-Staaten wie Norwegen oder die Schweiz umfassen; eine Verarbeitung ausschließlich innerhalb der Europäischen Union sichern wir für diese Route deshalb nicht zu.

Anthropic-Modelle über Cortecs. Wir haben mit der Cortecs GmbH, Wien, einen Vertrag nach deren Allgemeinen Geschäftsbedingungen geschlossen; deren Data Processing Agreement (Stand 11.08.2026) ist Teil davon. Cortecs leitet Anfragen an die Claude-Modelle an Amazon Bedrock weiter. Amazon Web Services EMEA SARL ist dafür Unterauftragsverarbeiter von Cortecs; einen eigenen Vertrag mit AWS nutzen wir für diese Route nicht. In unserem Cortecs-Konto lassen wir für die Claude-Modelle nur die Wege amazon_ireland und amazon_paris und nur Anbieter mit Zero Data Retention zu; jede Anfrage sendet dieselbe Vorgabe zusätzlich. Nach dem Data Processing Agreement verarbeitet Cortecs den Inhalt von Anfragen und Antworten nur im Arbeitsspeicher, löscht ihn nach Abschluss der Weiterleitung, nutzt ihn nicht zum Training und setzt nur Anbieter ein, deren Bedingungen Training ausschließen. Betriebsdaten, etwa Zeitpunkt, Tokenzahl und Fehlercodes, kann Cortecs bis zu zwölf Monate aufbewahren. Für Daten bei AWS gelten die Aufbewahrungsregeln von AWS; Cortecs führt AWS als Anbieter ohne Speicherung. Nach den AWS Service Terms (Ziffer 50.12.2) und dem Benutzerhandbuch von Amazon Bedrock (Abschnitte „Abuse detection“ und „Data retention“), beide abgerufen am 03.11.2026, kann AWS bei bestimmten Modellen Ein- und Ausgaben zur Erkennung von Missbrauch speichern und prüfen, je nach Modell in der Regel bis zu 30 Tage. Gespeicherte Ein- und Ausgaben gibt AWS laut Benutzerhandbuch nicht an die Modellanbieter weiter. Eine Speicherung bei AWS schließen wir für diese Route deshalb nicht aus. Die Regel der AWS Service Terms zur Nutzung von Inhalten für die Verbesserung von AWS-Diensten (Ziffer 50.3) gilt für Amazon Bedrock nicht, weil Bedrock dort nicht aufgeführt ist. Eine direkte Beauftragung von Anthropic erfolgt nicht.

Mistral-Modelle über Mistral La Plateforme. Wir haben mit Mistral AI ein Data Processing Agreement geschlossen; die Nutzung erfolgt ausschließlich über den EU-Endpunkt. Für unser Konto hat Mistral Zero Data Retention bestätigt; die Trainingsnutzung ist deaktiviert. Mistral verarbeitet Kundendaten nach dem DPA nur zur Bereitstellung der Services und als Auftragsverarbeiter nach den Weisungen von sicherAI. Nach dieser Bestätigung und der Kontoeinstellung werden Prompts und Ausgaben nicht dauerhaft gespeichert und nicht zum Training von Mistral-Modellen verwendet.

Bilder und Scans an das Modell

Hängen Nutzer Bilder oder gescannte Dokumente an eine Chatnachricht an, übermittelt die Plattform die Bilder beziehungsweise die betroffenen Seiten mit dieser Nachricht als Bild an das gewählte Modell, soweit die Plattform für dieses Modell Bildeingaben vorsieht. Empfänger ist der Anbieter dieses Modells; Anbieter und Verarbeitungsort stehen in der Tabelle oben. Die Texterkennung beim Hochladen über Mistral bleibt bestehen; Chatmodelle von Mistral erhalten statt des Bildes nur den erkannten Text. Umfang und Grenzen der Übermittlung beschreibt Anlage 1 zum Auftragsverarbeitungsvertrag.

Verbundene Ablagen (optional)

Administratoren unseres Kunden können Ablagen des Kunden mit der Plattform verbinden (Microsoft 365 OneDrive und SharePoint, Google Drive, Dropbox sowie WebDAV-Speicher wie Nextcloud). Die Verbindung erfolgt mit den Zugangsdaten des Kunden beim jeweiligen Anbieter (OAuth-Freigabe oder App-Passwort). Die Plattform liest ausschließlich die vom Kunden ausgewählten Ordner oder Dateien, speichert Kopien der Dokumente im Company Brain des Kunden auf unseren Servern in Deutschland und aktualisiert sie fortlaufend; auf Wunsch des Nutzers werden Inhalte aus der Plattform in die verbundene Ablage geschrieben. Zugangsdaten und Berechtigungsnachweise werden verschlüsselt gespeichert und beim Trennen der Verbindung gelöscht. Der Anbieter der Ablage ist Auftragsverarbeiter oder Vertragspartner des Kunden, nicht unser Unterauftragsverarbeiter; wir übermitteln keine Daten an diese Anbieter, die nicht bereits vom Kunden dort gespeichert sind oder die der Nutzer ausdrücklich dorthin speichert.

Persönliches Gedächtnis (optional)

Das persönliche Gedächtnis ist in der Anwendung nur für den Nutzer selbst sichtbar und vom Company Brain getrennt, das die Organisation für alle Mitglieder oder für einzelne Gruppen bereitstellt. Das Gedächtnis ist standardmäßig ausgeschaltet. Jeder Nutzer kann es in seinen persönlichen Einstellungen für die jeweilige Organisation einschalten, pausieren und ausschalten. Inhaber und Administratoren unseres Kunden können das Gedächtnis für die Organisation sperren und eine kürzere Aufbewahrungsfrist festlegen; Einsicht in die Einträge erhalten sie in der Anwendung nicht. Als Einträge gespeichert wird nur, was der Nutzer einzeln bestätigt: ein Text von höchstens 300 Zeichen zu einer eigenen Chatnachricht, der von ihm angelegte Bereich (zum Beispiel für ein Projekt), der Verweis auf die Ausgangsnachricht sowie Bestätigungs- und Ablaufzeitpunkt. Außerdem speichert die Plattform, welche Chats der Nutzer welchem Bereich zugeordnet hat und ob er das Gedächtnis eingeschaltet, pausiert oder ausgeschaltet hat. Die Einträge eines Bereichs verwendet die Plattform nur in Chats, die der Nutzer diesem Bereich zugeordnet hat; bei Textanfragen in diesen Chats übermittelt sie die Einträge als gekennzeichneten Kontext an das gewählte Modell (Tabelle oben). In temporären Chats steht das Gedächtnis nicht zur Verfügung. Pausieren, Ausschalten oder eine Sperre der Organisation beenden die Verwendung; vorhandene Einträge bleiben bis zu ihrem Ablauf oder ihrer Löschung gespeichert. Verlangt unser Kunde nach Vertragsende die Rückgabe seiner Daten, erhält er auch diese Einträge.

Auf Wunsch des Nutzers schlägt die Plattform Einträge vor. Dazu übermittelt sie bis zu 20.000 Zeichen der eigenen Nachrichten des Nutzers aus dem aktuellen Chat an das günstigste für die Organisation freigegebene Modell aus der Tabelle oben; sein Anbieter kann ein anderer sein als der des Chats. Vorschläge speichert die Plattform nur, wenn der Nutzer sie bestätigt.

Einträge laufen spätestens 90 Tage nach ihrer Bestätigung ab, bei einer kürzeren Frist der Organisation entsprechend früher; die Nutzung verlängert die Frist nicht. Nach dem Ablauf legt eine erneute Bestätigung desselben Textes einen neuen Eintrag mit neuer Frist an. Abgelaufene Einträge verwendet die Plattform nicht mehr, ein stündlicher Löschlauf entfernt sie. Nutzer können ihre Einträge jederzeit einzeln, je Bereich oder vollständig löschen und als Datei exportieren. Wird die Ausgangsnachricht, der Chat, die Mitgliedschaft, das Konto oder die Organisation gelöscht, werden die zugehörigen Einträge mitgelöscht. In Datensicherungen können gelöschte oder abgelaufene Einträge noch enthalten sein, bis diese Sicherungen gelöscht werden. Löschungen von Einträgen durch den Nutzer protokolliert die Plattform ohne Inhalt mit Zeitpunkt, handelnder Person, Art und Anzahl; dieses Protokoll können Inhaber und Administratoren der Organisation einsehen.

Programmierschnittstelle (API, optional)

Organisationen, deren Tarif laut Leistungsbeschreibung (https://sicherai.com/limits) die Programmierschnittstelle umfasst, können mit aktivem Abonnement die KI-Anwendungen aus eigener Software über diese Programmierschnittstelle unter https://api.sicherai.com/v1 aufrufen. Inhaber und Administratoren unseres Kunden geben die Schnittstelle für die Organisation frei, legen eine Monatsgrenze fest und erzeugen API-Schlüssel; jeder Schlüssel ist der Mitgliedschaft der Person zugeordnet, die ihn erzeugt hat. Für die Inhalte der Aufrufe handeln wir wie im Chat als Auftragsverarbeiter des Kunden: Die Plattform übermittelt sie an das angefragte Modell (Tabelle oben) und speichert sie nicht als Chat oder Datei. Ohne Inhalt speichern wir zu jedem Aufruf den verwendeten Schlüssel, Zeitpunkte, Modell, Status, Tokenmengen und Beträge sowie zu jedem Schlüssel seine Kennung, ein sichtbares Präfix, einen Prüfwert (Hash) anstelle des Schlüssels, die zugeordnete Mitgliedschaft, Ablauf, Grenzen und den Zeitpunkt der letzten Nutzung. Anlage, Widerruf, Ablauf und Sperre von Schlüsseln, Änderungen an Freigabe und Grenzen sowie Überschreitungen von Grenzen protokolliert die Plattform ohne Inhalt; dieses Protokoll können Inhaber und Administratoren der Organisation einsehen.

Die Angaben zum Schutz vor doppelt gesendeten Aufrufen löschen wir im täglichen Löschlauf nach Ablauf von 24 Stunden ab dem Abschluss eines Aufrufs; ist sein Ausgang ungeklärt, zählt die Frist erst ab der Klärung, ohne Klärung löschen wir diese Angaben mit der Organisation. Technische Anfragenachweise löschen wir nach 7 Tagen, die Protokolleinträge zu Schlüsseln, Freigabe und Grenzen nach 180 Tagen und die Zuordnung verbuchter Aufrufe zu einzelnen Schlüsseln 24 Monate nach ihrer Verbuchung; die Verbrauchsangaben der Organisation bleiben wie bei der übrigen Nutzung gespeichert. Den Prüfwert eines Schlüssels entfernen wir 90 Tage nach dessen Widerruf, Ablauf oder Sperre; bei einem Schlüssel ohne Ablauf beginnt diese Frist erst mit Widerruf oder Sperre. Die übrigen Angaben zu einem Schlüssel, auch die Zuordnung nicht verbuchter Aufrufe, löschen wir mit der Organisation; verlässt die zugeordnete Person die Organisation vorher, entfällt ihre Zuordnung zum Schlüssel. In Datensicherungen können diese Daten noch enthalten sein, bis die Sicherungen gelöscht werden.

Websuche (optional, derzeit nicht aktiviert)

Diese Funktion ist derzeit nicht aktiviert. Sobald sie aktiviert wird, gilt: Nur bei ausdrücklicher Auswahl des Werkzeugs „Websuche“ für die jeweilige Nachricht werden Suchanfragen an Brave Software Inc., San Francisco (USA), übermittelt. Die Suchanfrage wird vorher automatisiert über das organisationsgebundene Modell-Gateway von Angaben bereinigt, die eine Person oder ein beteiligtes Unternehmen erkennbar machen, etwa Namen, Geburtsdaten, Adressen, Aktenzeichen oder Kontonummern. Suchanfragen verlassen die EU; die tatsächlich versandten Anfragen werden in der Antwort angezeigt. Die Bereinigung kann im Einzelfall unvollständig sein und ist keine Garantie vollständiger Anonymität. Für die Drittlandübermittlung sind die EU-Standardvertragsklauseln (Modul 2) als Grundlage vorgesehen. Eine Zero-Data-Retention-Vereinbarung ist angefragt, Status ausstehend; standardmäßig speichert Brave Suchanfragen bis zu 90 Tage.

2.8 Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Im Zusammenhang mit allen vorgenannten Prozessen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zudem, um gesetzliche Pflichten, die uns ggf. im Zusammenhang mit unserer Geschäftstätigkeit treffen, zu erfüllen. Hierzu zählen insbesondere handels-, gewerbe- oder steuerrechtliche Informationspflichten und Aufbewahrungsfristen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dabei gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen.

2.9 Rechtsdurchsetzung

Im Zusammenhang mit allen vorgenannten Prozessen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zudem, um unsere Rechte geltend machen und unsere rechtlichen Ansprüche durchsetzen oder uns gegen rechtliche Ansprüche verteidigen zu können. Schließlich verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Abwehr oder Verfolgung von Straftaten erforderlich ist.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten hierbei zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, soweit wir rechtliche Ansprüche geltend machen oder uns bei rechtlichen Streitigkeiten verteidigen oder wir die Verletzung unseres Eigentums oder ähnlicher Rechtspositionen verhindern oder aufklären müssen.

2.10 Direktansprache von Kanzleien und Heilpraktiker-Praxen, KI-Assistent und Anrufaufnahme im Vertriebssystem

Direktansprache von Kanzleien

Wir sprechen Rechtsanwaltskanzleien, für die sicherAI fachlich in Betracht kommt, direkt an, vor allem telefonisch, um ihnen unser Angebot vorzustellen. Soweit wir Ihre Daten nicht bei Ihnen selbst erhoben haben, informieren wir Sie hiermit nach Art. 14 DSGVO.

Dazu verarbeiten wir in unserem internen Vertriebssystem (Ziffer 2.6, Geschäftsanbahnung) berufliche Angaben zu Ihrer Kanzlei und ihren Ansprechpersonen: Name, Ort, Land und Website der Kanzlei, Angaben zu ihrer Größe und ihren Rechtsgebieten sowie unsere kurze Einschätzung, warum unser Angebot passen könnte; Namen und Funktionen von Ansprechpersonen, berufliche Telefonnummern und E-Mail-Adressen sowie gegebenenfalls die Adresse eines beruflichen LinkedIn-Profils. Kommt es zum Kontakt, speichern wir zusätzlich Zeitpunkt und Ergebnis von Anrufen und Anrufversuchen, unsere Notizen zu Gesprächen, E-Mails, Termine, Aufgaben und den Stand einer möglichen Zusammenarbeit.

Die Angaben stammen aus öffentlich zugänglichen beruflichen Quellen, insbesondere aus Anwaltsverzeichnissen (Bundesweites Amtliches Anwaltsverzeichnis, Anwaltsverzeichnis des Deutschen Anwaltvereins) und von der Website Ihrer Kanzlei, sowie aus unseren Kontakten mit Ihnen.

Vertriebs-E-Mails versenden und empfangen wir über unser bei Hostinger International Ltd. (Zypern) geführtes Vertriebspostfach. In das Vertriebssystem übernehmen wir nur E-Mails bekannter Kontakte oder von bekannten Firmendomains sowie Antworten auf E-Mails aus dem Vertriebssystem. Beim Einlesen speichern wir dort Metadaten und höchstens 300 Zeichen des Nachrichtentextes, keine Anhänge. Für die Verarbeitung im Postfach gilt Ziffer 2.3; die Löschfristen im Vertriebssystem richten sich nach Ziffer 2.6.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht darin, Kanzleien, für die unser Angebot fachlich in Betracht kommt, gezielt anzusprechen (Direktwerbung) und unsere Gespräche vorzubereiten und nachzuhalten. Haben Sie uns selbst angefragt, etwa über eine Demo-Buchung, gilt zusätzlich Ziffer 2.3.

Telefonate aus unserem Vertriebssystem führt die Vertriebsperson im Browser über den Telefoniedienst von Telnyx LLC (USA). Für die Medienverarbeitung ist Frankfurt (Deutschland, EU) als fester Standort eingestellt. Telnyx überträgt das Gespräch in Echtzeit zwischen dem Browser und dem Telefonnetz und verarbeitet den Gesprächston dabei grundsätzlich als unser Auftragsverarbeiter; unser System fordert bei Telnyx keine Aufnahme an. Die Verbindungsdaten des Anrufs, insbesondere die beteiligten Rufnummern, Zeitpunkt, Dauer und Status des Anrufs sowie technische Angaben wie IP-Adressen und Browserdaten, verarbeitet Telnyx nach dem Datenverarbeitungsvertrag mit uns in eigener Verantwortung, etwa für Abrechnung, Missbrauchsabwehr und telekommunikationsrechtliche Pflichten (Datenschutzerklärung von Telnyx: https://telnyx.com/privacy-policy). Eine feste Speicherfrist für diese Daten nennt Telnyx nicht; Telnyx bewahrt sie nach eigenen Angaben auf, solange es sie für diese Zwecke benötigt oder gesetzlich muss. Zeitpunkt, Dauer und Ergebnis unserer Anrufe speichern wir zudem in unserem Vertriebssystem (siehe oben). Nimmt im Browser niemand einen eingehenden Anruf an, kann Telnyx ihn bis zu 15 Sekunden lang an das Mobiltelefon der Person weiterleiten, die die angerufene Leitung betreut; dann verarbeiten auch der Mobilfunkanbieter dieses Telefons und die beteiligten Telefonnetze die Verbindungsdaten einschließlich der übermittelten Rufnummer der anrufenden Person und, wenn das Gespräch angenommen wird, den Gesprächston in eigener Verantwortung.

Wird ein eingehender Anruf nicht angenommen oder ist die Rufnummer unterdrückt, hört die anrufende Person eine kurze Ansage. Telnyx gibt dafür einen festen Ansagetext per Sprachausgabe wieder; für die Medienverarbeitung gilt der eingestellte Standort Frankfurt (Deutschland, EU). Es gibt keine Mailbox; während der Ansage wird die anrufende Person nicht aufgenommen. Bei einem verpassten Anruf mit übermittelter Rufnummer speichern wir eine Rückrufaufgabe. Bei unterdrückter Rufnummer legen wir weder einen Anruf im Vertriebssystem noch eine Rückrufaufgabe an. Technische Ereignisdaten des Telefonie-Anbieters werden dabei wie bei den übrigen Telefonie-Ereignissen in unserem System gespeichert.

Die feste Standortwahl für die Medienverarbeitung schließt eine Verarbeitung anderer Daten, insbesondere von Verbindungs- und Kontodaten, in den USA sowie Fernzugriffe aus Drittländern nicht aus. Bei Störungen kann Telnyx die Medienverarbeitung nach seinen Bedingungen an einen anderen Standort verlagern. Telnyx ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework und dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Für Übermittlungen an so zertifizierte Unternehmen hat die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt (Art. 45 DSGVO); nach Schweizer Datenschutzrecht gilt dies seit dem 15. September 2024 ebenso. Entfällt die Zertifizierung, gelten die EU-Standardvertragsklauseln aus dem Datenverarbeitungsvertrag von Telnyx (Ziffer 4).

Für einer Firma zugeordnete Anrufe und die übrigen Geschäftskontaktdaten richten sich Speicherdauer und Löschung nach Ziffer 2.6 (Geschäftsanbahnung): Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir Ihre Daten zwei Jahre nach dem letzten tatsächlichen Kontakt mit Ihnen (Gespräch oder Antwort); gab es keinen solchen Kontakt, zwölf Monate nach ihrer Erfassung. Anrufversuche, bei denen kein Gespräch zustande kommt, gelten nicht als Kontakt. Ausgenommen sind die nachfolgend beschriebenen Sperreinträge zur Beachtung eines Widerspruchs oder einer Abmeldung. Für den Abgleich mit unserer Erstansprache von Praxen nutzen wir Prüfwerte dieser Angaben (Ziffer 2.6, Sperrabgleich).

Technische Ereignisdaten des Telefonie-Anbieters, die in unserem System keinem Anruf zugeordnet sind, löschen wir 30 Tage nach ihrem Empfang. Fehlt der Empfangszeitpunkt, zählen die 30 Tage ab dem Ereigniszeitpunkt. Dies betrifft etwa die technischen Ereignisse zu Anrufen mit unterdrückter Rufnummer, bei denen nur die Ansage wiedergegeben wird.

Eingehende Anrufe, die keiner Firma zugeordnet sind, löschen wir mit Rufnummer, Zeitpunkt, Dauer und Zustand sowie ihren zugehörigen technischen Ereignisdaten 90 Tage nach Ende des Anrufs. Fehlt der Endzeitpunkt, zählen die 90 Tage ab Anrufbeginn.

Offene Rückrufaufgaben ohne Firmenzuordnung löschen wir 90 Tage nach dem letzten Anruf derselben Nummer oder nach Erfassung der Aufgabe, falls diese später erfolgte. Für den letzten Anruf zählt dessen Ende, ersatzweise sein Beginn. Diese eigenständige Frist für offene Aufgaben gilt nicht, solange ein Anruf derselben Nummer einer Firma zugeordnet ist. Erledigte Rückrufaufgaben ohne Firmenzuordnung löschen wir bei der Löschung eines Anrufs ohne Firmenzuordnung mit, wenn danach kein weiterer Anruf derselben Nummer gespeichert bleibt. Gibt es zu dieser Nummer keinen Anruf ohne Firmenzuordnung mehr, löschen wir die erledigte Aufgabe 90 Tage nach ihrer Erledigung.

Sie können der Direktansprache jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen (Ziffer 7.2), etwa im Gespräch oder über die in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten. Wir vermerken dann eine Kontaktsperre und sprechen Sie nicht mehr an. Soweit kein Vertrag mit Ihnen besteht, löschen wir danach Ansprechpersonen, Notizen und den Kontaktverlauf und behalten nur einen Sperreintrag mit Name, Branche und Land des Unternehmens, etwa Ihrer Kanzlei oder Praxis, seinen Internet-Domains und Telefonnummern sowie dem Sperrvermerk mit Datum. Zu den Internet-Domains zählen die Domain der Website und die Domains geschäftlicher E-Mail-Adressen der gelöschten Ansprechpersonen, nicht aber Domains allgemeiner E-Mail-Anbieter, soweit wir sie als solche erkennen. Den Sperreintrag bewahren wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO auf; unser berechtigtes Interesse besteht darin, Ihren Widerspruch auch künftig zu beachten. Für Dauer und Aufhebung gilt dasselbe wie für die Nummern- und Mail-Sperreinträge (unten).

Widersprechen Sie der telefonischen Ansprache oder sperren wir eine Telefonnummer, bleibt diese als eigenständiger Sperreintrag erhalten, auch wenn wir die Firma löschen oder auf den oben beschriebenen Firmensperreintrag reduzieren. Als Kontaktdatum bleibt nur die Telefonnummer, ohne Namen, Firmenzuordnung, Notizen oder Kontaktverlauf aus der bisherigen Akte. Damit verhindern wir, dass die Nummer bei einem erneuten Import oder beim Wählen aus unserem Vertriebssystem wieder für die Ansprache verwendet wird.

Melden Sie sich von unseren Vertriebs-E-Mails ab, bleibt entsprechend nur Ihre normalisierte E-Mail-Adresse als Kontaktdatum in einem eigenständigen Sperreintrag erhalten, auch nach Löschung oder Reduktion der Firma. Die Adresse wird in Kleinbuchstaben und ohne Leerzeichen am Anfang oder Ende gespeichert, ohne Namen, Firmenzuordnung, Notizen oder Kontaktverlauf aus der bisherigen Akte. Damit verhindern wir weitere Vertriebs-E-Mails an diese Adresse, auch nach einem erneuten Import.

Diese Nummern- und Mail-Sperreinträge verwenden wir ausschließlich, um Ihren Widerspruch oder Ihre Abmeldung auch künftig zu beachten. Eine auf Ihren Widerspruch oder Ihre Abmeldung zurückgehende Kontaktsperre heben wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung auf. Nachweisliche Fehleintragungen an einem einzelnen Kontakt, etwa eine versehentliche Sperre oder eine Zuordnung zur falschen Firma oder zum falschen Kontakt, können wir korrigieren. Die nach Löschung oder Reduktion der Firma bewahrten eigenständigen Nummern- und Mail-Sperreinträge bleiben bis zur Aufhebung mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung bestehen, andernfalls unbefristet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht darin, Ihren Widerspruch oder Ihre Abmeldung auch künftig zu beachten.

Direktansprache von Heilpraktiker-Praxen

Wir sprechen Heilpraktiker-Praxen in Deutschland, für die sicherAI fachlich in Betracht kommt, direkt an, um ihnen unser Angebot vorzustellen, per E-Mail und per Telefon. Dafür führen wir eine Liste aller Heilpraktiker-Praxen in Deutschland, die wir in den unten genannten Quellen finden, und sprechen Praxen daraus nach und nach an. Die Liste enthält auch Praxen, die wir erst später oder nie ansprechen, etwa weil wir für sie keinen nutzbaren Kontaktweg finden. Praxen in der Schweiz, in Österreich und in Liechtenstein sprechen wir auf diesem Weg nicht an. Soweit wir Ihre Daten nicht bei Ihnen selbst erhoben haben, informieren wir Sie hiermit nach Art. 14 DSGVO; eine kurze Fassung dieser Information steht in jeder unserer E-Mails, mit denen wir Sie ansprechen.

Ausgangspunkt sind öffentlich zugängliche Kartendaten von OpenStreetMap und von Overture Maps (Overture Maps Foundation) mit Name, Anschrift, Website und Telefonnummer der Praxis. Auf der öffentlich zugänglichen Website Ihrer Praxis lesen wir mit einem Programm einzelne Seiten aus: Startseite, Kontaktseite, Impressum, Datenschutzerklärung, die Seite „Über mich“ oder die Teamseite, bei Bedarf auch Termin- und Leistungsseite. Dabei erfassen wir Ihren Namen, die geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Praxis, die Seite, auf der wir sie gefunden haben, Angaben zu Ihrem Angebot, etwa Behandlungsmethoden, Angaben zu Ihrem Auftritt im Internet, etwa ob Sie Termine online vergeben, sowie Angaben zu Ihrer Heilpraktiker-Erlaubnis (uneingeschränkt oder auf Psychotherapie beschränkt). Wir werten auf diesen Seiten nur diese Angaben aus, dazu, ob die Website Werbung zurückweist und in welchem Land die Praxis sitzt, sowie Text zu Ihrem Angebot für einen Absatz unserer E-Mail (siehe unten); die ausgelesenen Seiten löschen wir spätestens nach sieben Tagen. Angaben zu weiteren Personen auf diesen Seiten werten wir nicht aus; wir zählen nur, wie viele Behandelnde die Praxis nennt.

Einen kurzen Absatz unserer E-Mail zu Ihrem Angebot schreibt ein KI-Sprachmodell für jede Praxis einzeln. Es erhält dafür nur Text von der Startseite, der Leistungsseite, der Terminseite oder der Seite „Über mich“ Ihrer Website, höchstens 2.000 Zeichen. Vorher entfernt unser Programm daraus, soweit es sie erkennt, Namen von Personen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Anschriften und Internetadressen sowie Abschnitte mit Patientenstimmen, Bewertungen oder Erfahrungsberichten; im Zweifel lässt es den ganzen Abschnitt weg. Für diesen Absatz erhält das Modell keine weiteren Angaben aus unserer Liste, etwa Ansprechpersonen, den Ort und die Internet-Domain Ihrer Praxis, Prüfwerte, Sperrvermerke oder die Zuteilung zu einer Textfassung. Der Seitentext selbst kann den Ort oder den Namen Ihrer Praxis enthalten. Unser Programm prüft den Absatz vor dem Versand, etwa auf Länge, Namen und Aussagen zu Heilwirkungen oder Preisen. Besteht er die Prüfung nicht oder entsteht kein Absatz, steht in der E-Mail stattdessen ein vorformulierter Absatz. Ob wir Ihre Praxis ansprechen, entscheidet das Modell nicht. Als Sprachmodell setzen wir DeepSeek V4.1 Flash ein, ein Modell des Herstellers DeepSeek. Wir beziehen es über die Cortecs GmbH, Wien (Österreich), als unseren Auftragsverarbeiter; die Weiterleitung läuft laut Cortecs bei OVH SA in Frankreich. Cortecs verarbeitet Inhalte laut Vertrag nur im Arbeitsspeicher, speichert Betriebsdaten bis zu zwölf Monate und nutzt Daten nicht zum Training. Betrieben wird das Modell laut Cortecs bei der AKI.IO GmbH in Deutschland, die Cortecs mit Zero Data Retention führt. Unser Konto bei Cortecs lässt nur die Betreiber AKI.IO und Amazon Web Services zu, die Cortecs beide mit Zero Data Retention führt; dieses Modell führt Cortecs derzeit nur bei AKI.IO. An DeepSeek selbst gehen keine Daten. Den Text für das Modell und den Absatz speichern wir höchstens so lange wie Ihre übrigen Angaben.

Bis auf die Anrede haben wir den übrigen Text unserer E-Mails ohne Daten einzelner Praxen vorformuliert. Ihre Praxis teilen wir per Los einer unserer Textfassungen zu; die Reihenfolge, in der wir Praxen erstmals per E-Mail ansprechen, legen wir per Los fest. Die Zuteilung Ihrer Praxis zu einer Textfassung und Prüfwerte (Hashes) der Internet-Domain, der E-Mail-Adresse und der Telefonnummer Ihrer Praxis speichern wir mit Ihren übrigen Angaben. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt (Ziffer 9).

Bevor wir eine Praxis ansprechen, gleichen wir die Liste mit Prüfwerten (Hashes) aus unserem Vertriebssystem und, soweit angebunden, aus unserer Anwendung ab (Ziffer 2.6, Sperrabgleich). So erhalten Kunden und Praxen, mit denen wir schon in Kontakt sind oder die wir angerufen haben, keine Erstansprache, soweit der Abgleich sie erkennt; Praxen mit einem Sperreintrag sprechen wir nicht an.

Unsere E-Mails an Praxen versenden wir über den Versanddienst der Success AI Holdings Inc, St. Petersburg, Florida (USA), als unser Auftragsverarbeiter, aus Postfächern unserer Domain sicherai-praxis.de bei Microsoft (Vertragspartner: Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Irland; Speicherort der Postfächer: derzeit Schweiz, Ziffer 4.4). Der Versanddienst liest dafür unsere Postfächer, um Antworten und Abmeldungen zu erkennen; er erhält dabei den Text, den Absender und den Zeitpunkt Ihrer Antworten. Zur Übermittlung in die USA siehe Ziffer 4.4. Öffnungs- und Klickverfolgung sind ausgeschaltet; unsere E-Mails enthalten keine Bilder und keine Zählpixel. Je Praxis senden wir eine E-Mail und höchstens eine Erinnerung, frühestens sieben Tage später.

Vor dem Versand prüfen wir über den Dienst Bouncer der Bouncer Sp. z o.o., Wrocław (Polen), als unser Auftragsverarbeiter, ob Ihre E-Mail-Adresse zustellbar ist. Bouncer erhält dafür nur die E-Mail-Adresse und verarbeitet sie laut Anbieterangabe in Frankfurt (Deutschland). Ist die Adresse nicht zustellbar, verwenden wir sie nicht und bewahren einen Prüfwert (Hash) der Adresse mit diesem Vermerk und dem Datum auf, bis wir Ihre übrigen Angaben löschen. Ohne Löschung durch uns speichert Bouncer die Adresse laut Vertrag höchstens 60 Tage.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht darin, Heilpraktiker-Praxen, für die unser Angebot fachlich in Betracht kommt, gezielt anzusprechen (Direktwerbung). Antworten Sie uns oder führen wir ein Gespräch, übernehmen wir Ihre Angaben in unser Vertriebssystem; dann gilt Ziffer 2.6 (Geschäftsanbahnung).

Rufen wir Ihre Praxis an, nutzen wir nur eine veröffentlichte Festnetznummer der Praxis. Für Anrufe gelten die Angaben zu Telnyx, zur Ansage und zur Speicherdauer von Anrufdaten im Abschnitt „Direktansprache von Kanzleien“ entsprechend. Gespräche mit Heilpraktiker-Praxen nehmen wir nicht auf. Für Anrufe übernehmen wir die Angaben Ihrer Praxis aus unserer Liste vorab in unser Vertriebssystem, auch wenn wir Sie vorher weder per E-Mail noch auf anderem Weg kontaktiert haben. Wann wir welche Praxis anrufen, entscheidet die Person in unserem Vertrieb; sie kann sich dabei vom KI-Assistenten beraten lassen (Abschnitt „KI-Assistent im Vertriebssystem“). Kommt kein Gespräch zustande, löschen wir die Angaben dort spätestens sechs Monate nach ihrer ersten Erhebung; Ihre Telefonnummer und die Internet-Domain Ihrer Praxis halten wir danach nur noch als Prüfwert (Hash) fest, damit wir Sie nicht erneut ansprechen (siehe unten, Speicherdauer).

Die Angaben aus Kartendaten und Websites speichern wir in einem eigenen System, das wir selbst betreiben. Schreiben wir Ihnen nicht, löschen wir Ihre Daten dort spätestens sechs Monate nach ihrer ersten Erhebung; ein erneutes Auslesen verlängert diese Frist nicht. Haben wir Ihnen geschrieben und antworten Sie nicht, löschen wir Ihre Daten dort spätestens 28 Tage nach unserer letzten E-Mail an Sie und veranlassen bis dahin auch die Löschung beim Versanddienst und bei Bouncer; aus unseren Postfächern löschen wir gesendete E-Mails ohne Antwort ebenfalls spätestens 28 Tage nach unserer letzten E-Mail an Sie. Sicherungskopien beim Versanddienst löscht dieser nach dem Ende seines Sicherungszyklus. Gelöschte E-Mails entfernt Microsoft spätestens 30 Tage nach der Löschung endgültig (Microsoft Learn, „Data retention, deletion, and destruction in Microsoft 365“, Stand 29.09.2025, abgerufen am 03.11.2026). Protokolle zur Zustellung (etwa Absender, Empfänger, Betreff und Zeitpunkt) können wir bei Microsoft bis zu 90 Tage rückwirkend abrufen; eine feste Frist für ihre Löschung nennt Microsoft dort nicht (Microsoft Learn, „Message trace in the new EAC in Exchange Online“, Stand 16.09.2026, abgerufen am 03.11.2026). Versand und Löschung von E-Mails in diesen Postfächern protokolliert Microsoft zur Sicherheit mit Zeitpunkt, Betreff, Empfängern sowie Name und Größe von Anhängen; diese Protokolle hält Microsoft 180 Tage lang vor (Microsoft Learn, „Manage audit log retention policies“, Stand 19.06.2026, abgerufen am 03.11.2026). Praxen, die wir noch nicht oder nie ansprechen, informieren wir nicht einzeln, sondern mit dieser öffentlich zugänglichen Erklärung (Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO, Art. 20 Abs. 2 lit. b DSG). Schließen wir eine Praxis wegen ihrer Berufszulassung aus, etwa weil sie eine Approbation angibt, sprechen wir sie nicht an. Ihre Angaben bleiben dann mit diesem Vermerk in unserer Liste, bis deren Frist abläuft; außerdem bewahren wir Prüfwerte mit diesem Vermerk und dem Datum auf, damit wir sie nicht erneut auswählen; wir löschen sie 24 Monate nach dem Datum. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht darin, Praxen außerhalb unserer Zielgruppe nicht erneut anzusprechen. Weist die Website Ihrer Praxis Werbung zurück, sprechen wir Ihre Praxis nicht an. Ihre Angaben bleiben dann mit einem Vermerk dazu in unserer Liste, bis deren Frist abläuft; außerdem bewahren wir Prüfwerte (Hashes) der Internet-Domain, der E-Mail-Adresse und der Telefonnummer mit diesem Vermerk und dem Datum auf, damit wir Ihren Werbewiderspruch auch künftig beachten; die Adresse der Seite mit dem Hinweis speichern wir nur bis zur Prüfung des Treffers, längstens so lange wie Ihre übrigen Angaben. Für Dauer und Aufhebung dieses Eintrags gelten die Angaben zu den Nummern- und Mail-Sperreinträgen im Abschnitt „Direktansprache von Kanzleien“ entsprechend. Sperrt Ihre Website den Abruf durch Programme oder behält sie sich das Text- und Data-Mining in maschinenlesbarer Form vor, etwa in der Datei robots.txt, lesen wir sie nicht aus. Wir bewahren dann 24 Monate lang einen Prüfwert (Hash) der Internet-Domain mit dem Grund und dem Datum auf, damit wir die Website in dieser Zeit nicht erneut abrufen; danach prüfen wir vor jedem neuen Abruf zuerst diese Vorgaben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht darin, Vorbehalte von Website-Betreibern einzuhalten. Damit wir dieselbe Praxis nicht erneut ansprechen, bewahren wir bis 24 Monate nach dem letzten Kontakt oder Kontaktversuch nur Prüfwerte (Hashes) der Internet-Domain sowie der genutzten E-Mail-Adresse und Telefonnummer auf, mit Datum, Versandrunde, Weg (E-Mail oder Telefon) und der Fassung unserer Information. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht darin, Sie nicht mehrfach anzusprechen und belegen zu können, wie wir Sie informiert haben. Antworten Sie uns, richten sich Speicherdauer und Löschung nach Ziffer 2.6 (Geschäftsanbahnung).

Sie können der Direktansprache und der damit verbundenen Auswahl Ihrer Praxis, einschließlich der Aufnahme in unsere Liste, der Auswahl des Textes und der Erstellung des Absatzes für Ihre Praxis, jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO, Ziffer 7.2), etwa mit einer formlosen Antwort auf unsere E-Mail, mit „Abmelden“, im Gespräch oder über die in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten. Wir tragen Ihren Widerspruch noch am selben Tag in unsere Sperrliste ein, bestätigen ihn Ihnen ohne Werbung und sprechen Ihre Praxis danach auf keinem Weg mehr an. Ihre übrigen Daten löschen wir noch am selben Tag in unserem System und in unseren Postfächern; beim Versanddienst und bei Bouncer veranlassen wir die Löschung am selben Tag. In unserem eigenen System bleiben danach nur Prüfwerte (Hashes):

• ein Sperreintrag zu den E-Mail-Adressen, der Internet-Domain und den Telefonnummern der Praxis, mit Sperrvermerk (Grund und Quelle) und Datum;
• die Prüfwerte gegen eine erneute Ansprache (siehe oben).

Gelingt die Löschung beim Versanddienst oder bei Bouncer nicht am selben Tag, bewahren wir Ihre E-Mail-Adresse abweichend davon nur zu diesem Zweck auf, bis die Löschung gelungen ist. Kopien im Papierkorb unserer Postfächer löscht Microsoft spätestens nach 30 Tagen. Kopien in Sicherungen des Versanddienstes löscht dieser nach dem Ende seines Sicherungszyklus. Ist Ihre Praxis auch in unserem Vertriebssystem erfasst, bleibt dort der Sperreintrag nach dem Abschnitt „Direktansprache von Kanzleien“. Für Dauer und Aufhebung aller Sperreinträge gelten die Angaben zu den Nummern- und Mail-Sperreinträgen dort entsprechend.

KI-Assistent im Vertriebssystem

In unserem Vertriebssystem setzen wir einen KI-Assistenten ein. Personen, die bei uns im Vertrieb oder im Support arbeiten, können ihm Fragen zu den dort gespeicherten Daten stellen, etwa welche Aufgaben anstehen, wie die letzten Gespräche verlaufen sind oder was die Akte eines Unternehmens enthält. Auf Frage kann er auf dieser Grundlage auch Vorschläge machen: Er kann Unternehmen und ihre Ansprechpersonen einschätzen und vergleichen, eine Reihenfolge vorschlagen, empfehlen, wen und wie wir ansprechen, und Nachrichten entwerfen. Das ist Profiling. Es kann beeinflussen, ob, wann und wie wir Sie ansprechen. Das betrifft alle Personen, deren Daten wir nach Ziffer 2.3, Ziffer 2.6 und diesem Abschnitt im Vertriebssystem speichern.

Für eine Antwort ruft der Assistent über fest definierte Abfragen Angaben aus dem Vertriebssystem ab und übermittelt sie zusammen mit der Frage und dem bisherigen Verlauf der Unterhaltung an ein KI-Sprachmodell. Dazu können gehören: Name, Branche, Ort, Land, Website und Status des Unternehmens, die Liste, in der wir es führen, die zuständige Vertriebsperson und unsere Notizen zum Unternehmen; beim Abruf der Akte eines Unternehmens Namen, Funktionen, berufliche E-Mail-Adressen und Telefonnummern seiner Ansprechpersonen; Zeitpunkt und Ergebnis von Anrufen, Treffen und Kontakten über LinkedIn und unsere weiteren Notizen (jeweils die ersten 600 Zeichen); Betreff und Ausschnitt von Vertriebs-E-Mails, auch von Ihren Antworten an uns (die ersten 120 beziehungsweise 300 Zeichen), und Hinweise auf Abmeldungen und Zustellfehler; Zeitpunkt, Teilnahmeart und Status von Terminen; Aufgaben; Deals mit Stufe und Wert; bei Supportanfragen Status, Eingang, letzte Bewegung und das zugehörige Unternehmen; Zählungen und Berichte über unsere Vertriebsarbeit. Bei Kunden kommen der Name der Organisation, der Tarif, der Status des Abonnements und die Zahl der Nutzer hinzu.

Nicht an das Modell übermittelt werden Inhalte, die unsere Kunden in sicherAI verarbeiten (etwa Chats, Dateien und Wissensräume), Betreff und Inhalt von Supportanfragen, der Text von Anfragen über unsere Website, die Nachricht einer Demo-Buchung und interne Kalenderdaten. Unternehmen mit Kontaktsperre nimmt der Assistent von allen Auskünften zu einzelnen Unternehmen und von Listen aus; in Zählungen ohne Namen können sie enthalten sein. Frühere Antworten, die auf Daten eines inzwischen gesperrten Unternehmens beruhen, übermittelt er nicht erneut an das Modell. Die Datenbank liest der Assistent über eine eigene Rolle ohne Schreibrechte, die nur freigegebene Tabellen und Spalten lesen darf. Welche Felder das Modell erhält, legt eine feste Liste je Werkzeug fest.

Als Sprachmodell setzen wir DeepSeek V4.1 Flash ein, ein Modell des Herstellers DeepSeek. Wir beziehen es über die Cortecs GmbH, Wien (Österreich), als unseren Auftragsverarbeiter; die Weiterleitung läuft laut Cortecs bei OVH SA in Frankreich. Cortecs verarbeitet Inhalte laut Vertrag nur im Arbeitsspeicher, speichert Betriebsdaten bis zu zwölf Monate und nutzt Daten nicht zum Training. Betrieben wird das Modell laut Cortecs bei der AKI.IO GmbH in Deutschland, die Cortecs mit Zero Data Retention führt. Unser Konto bei Cortecs lässt nur die Betreiber AKI.IO und Amazon Web Services zu, die Cortecs beide mit Zero Data Retention führt; dieses Modell führt Cortecs derzeit nur bei AKI.IO. An DeepSeek selbst gehen keine Daten. Wahlweise können wir auf Mistral Large 3 oder Mistral Medium 3.5 umschalten; diese stellt Mistral AI SAS, Paris (Frankreich), als unser Auftragsverarbeiter über den EU-Endpunkt (api.eu.mistral.ai) bereit. Wie in Ziffer 2.7 beschrieben, hat Mistral für unser Konto Zero Data Retention bestätigt, und die Trainingsnutzung ist deaktiviert; nach dieser Bestätigung und der Kontoeinstellung werden Prompts und Ausgaben nicht dauerhaft gespeichert und nicht zum Training von Mistral-Modellen verwendet. In beiden Fällen laufen die Anfragen über unser eigenes Modell-Gateway auf unseren Servern in Deutschland.

Den Verlauf einer Unterhaltung speichert nur der Browser der nutzenden Person, und zwar für die Sitzung im jeweiligen Browserfenster; beim Abmelden, bei einem Wechsel des Nutzers oder seiner Rolle und mit „Neue Unterhaltung“ wird er gelöscht. In unserem Vertriebssystem speichern wir weder Fragen noch Antworten. Je Anfrage legen wir lediglich einen Protokolleintrag ohne Inhalte an (Zeitpunkt, nutzende Person, Modell, Ergebnis, Umfang, Kosten und Dauer der Anfrage sowie die Namen der genutzten Abfragen), um die Kosten zu begrenzen und den Betrieb nachvollziehen zu können; diese Einträge löschen wir nach 90 Tagen. Auch unser Modell-Gateway hält je Modellaufruf nur Angaben ohne den Text von Fragen und Antworten fest (etwa Zeitpunkt, Modell, Umfang und Kosten) und löscht sie nach 90 Tagen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht darin, unsere Vertriebsarbeit effizient vorzubereiten, einzuschätzen, wen und wie wir ansprechen, und den Überblick über Gespräche, Aufgaben und Vertragsanbahnungen zu behalten. Der Assistent handelt nicht selbst: Er versendet nichts, ändert keine Daten und trifft keine Entscheidungen. Seine Einschätzungen, Empfehlungen und Entwürfe sind Vorschläge, die ein Mensch prüft. Ob und wie wir Sie ansprechen, entscheiden Menschen; eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt (Ziffer 9). Ihr Widerspruchsrecht nach Ziffer 7 gilt auch für diese Verarbeitung einschließlich dieses Profilings. Einen Ausschluss nur vom Assistenten gibt es derzeit nicht. Widersprechen Sie allein dem Einsatz des Assistenten, setzen wir für Ihr Unternehmen eine Kontaktsperre: Der Assistent gibt dann keine Auskünfte mehr zu Ihrem Unternehmen, und wir sprechen Sie nicht mehr an.

Aufnahme von Vertriebsanrufen mit Ihrer Einwilligung

Bei ausgehenden und eingehenden Gesprächen mit uns über unser Vertriebssystem fragen wir Sie zu Beginn des Gesprächs, ob wir es aufnehmen und mit KI umschreiben und zusammenfassen lassen dürfen. Bei eingehenden Anrufen ist eine Aufnahme erst möglich, nachdem wir den Anruf einer Firma zugeordnet haben. Das dient allein dazu, unsere Gesprächsnotiz und die nächsten Schritte richtig festzuhalten. Die Aufnahme beginnt erst, nachdem Sie ausdrücklich zugestimmt haben und die Vertriebsperson Ihre Zustimmung in unserem System bestätigt hat; Ihre Antwort selbst wird nicht aufgenommen. Die Einwilligung gilt nur für dieses eine Gespräch. Sie ist freiwillig: Lehnen Sie ab, sprechen wir ohne Aufnahme weiter und halten das Gespräch wie bisher in einer selbst geschriebenen Notiz fest; Nachteile entstehen Ihnen dadurch nicht.

Aufgenommen werden beide Seiten des Gesprächs, je Gespräch höchstens 15 Minuten; danach endet die Aufnahme, das Gespräch kann weiterlaufen. Die Aufnahme entsteht ausschließlich im Desktop-Browser der Vertriebsperson; unser System fordert bei Telnyx keine Aufnahme an. Der Browser übermittelt die Aufnahme in Teilen von etwa 30 Sekunden über unsere Server in Deutschland und unser Modell-Gateway an Mistral AI SAS, Paris (Frankreich), wo das Sprachmodell Voxtral sie in Text umschreibt. Den Ton verwerfen wir unmittelbar nach der Umschrift, auch wenn diese scheitert, spätestens fünf Minuten nach Beginn des jeweiligen Teils. Wir legen ihn weder in Dateien noch in Datenbanken oder im dauerhaften Speicher des Browsers ab.

Nach dem Gespräch erstellt das Sprachmodell Mistral Large 3 aus der Umschrift einen Vorschlag mit Zusammenfassung, Gesprächsergebnis und nächstem Schritt, etwa einem Rückruf oder einem Demo-Termin. Es erhält dafür nur die Umschrift dieses Gesprächs, Datum und Uhrzeit des Anrufs und unsere Liste möglicher Gesprächsergebnisse, keine weiteren Angaben aus unserem Vertriebssystem. Die Vertriebsperson prüft den Vorschlag und übernimmt ihn ganz oder teilweise in ihre Gesprächsnotiz oder verwirft ihn. Über Notiz, Ergebnis und nächste Schritte entscheidet sie selbst; eine automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt (Ziffer 9). Wir werten die Aufnahme nicht aus, um Sprecher zu erkennen, Stimmungen zu deuten oder Personen zu bewerten.

Umschrift und Vorschlag speichern wir nicht. Sie liegen nur im Arbeitsspeicher des Browserfensters, in dem die Vertriebsperson das Gespräch führt; unsere Server verarbeiten sie nur für die Dauer der jeweiligen Anfrage. Gespeichert wird allein die von der Vertriebsperson bestätigte Gesprächsnotiz mit Ergebnis und nächstem Schritt, wie jede andere Notiz zu einem Anruf; an ihr vermerken wir ohne Inhalt, dass sie auf einer Aufnahme beruht. Den Text solcher Notizen erhält der KI-Assistent unseres Vertriebssystems nicht; er sieht bei diesen Anrufen nur Art, Datum und Ergebnis. Zum Nachweis Ihrer Einwilligung speichern wir beim Anruf den Zeitpunkt und die Vertriebsperson, die Ihre Einwilligung bestätigt hat, dazu technische Angaben zur Aufnahme ohne Gesprächsinhalt, etwa Status, Anzahl und Dauer der Aufnahmeteile. Wie beim KI-Assistenten protokollieren wir je Modellaufruf nur Umfang und Kosten ohne Inhalte und löschen diese Einträge nach 90 Tagen.

Rechtsgrundlage für Aufnahme, Umschrift und Vorschlag ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO). Die bestätigte Gesprächsnotiz speichern wir wie unsere übrigen Gesprächsnotizen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (siehe oben, Direktansprache); Speicherdauer und Löschung richten sich nach Ziffer 2.6 (Geschäftsanbahnung). Die Angaben zum Nachweis Ihrer Einwilligung verarbeiten wir zur Wahrung unseres berechtigten Interesses, die Einwilligung nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO), und löschen sie mit den übrigen Daten des Anrufs. Umschrift und Vorschlag erstellt Mistral als unser Auftragsverarbeiter über den EU-Endpunkt (api.eu.mistral.ai); wie in Ziffer 2.7 beschrieben, hat Mistral für unser Konto Zero Data Retention bestätigt, und die Trainingsnutzung ist deaktiviert.

Sie können jederzeit verlangen, dass wir die Aufnahme beenden, oder Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, auch einfach im Gespräch (Ziffer 6.6). Beenden wir die Aufnahme nur auf Ihren Wunsch, kann der Vorschlag noch auf den bis dahin aufgenommenen Teilen beruhen. Widerrufen Sie Ihre Einwilligung, beenden wir die Aufnahme sofort, verwerfen den noch vorhandenen Ton, die Umschrift und den Vorschlag und sprechen auf Wunsch ohne Aufnahme weiter. Bereits an Mistral übermittelte Aufnahmeteile können wir nicht zurückholen. Übernimmt eine andere Person das Gespräch, etwa nach einer Weiterleitung, beenden wir die Aufnahme; im selben Gespräch nehmen wir danach nicht erneut auf. Bitte nennen Sie während der Aufnahme keine Einzelheiten zu Mandaten oder zu Patientinnen und Patienten.

3. Kategorien von Empfängern

3.1 Um unsere Dienstleistungen bereitzustellen und Geschäftsprozesse effizient zu gestalten, arbeiten wir mit externen Dienstleistern zusammen, die in unterschiedlichem Umfang Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten können. Dabei gibt es zwei Kategorien:

Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, die ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen handeln.

Eigenverantwortlich handelnde Unternehmen, die selbst über die Verarbeitung und Nutzung der Daten entscheiden.

3.2 Einige Dienstleister sind vertraglich streng an unsere Weisungen gebunden und verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich für die vereinbarten Zwecke in unserem Auftrag. Hierzu haben wir mit diesen Empfängern einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen (Art. 28 Abs. 3 DSGVO, Art. 9 DSG). Insbesondere folgende Kategorien von Empfängern gehören hierzu:

Hosting, Cloud- und IT-Sicherheitsdienste: Bereitstellung der technischen Infrastruktur sowie Schutz der IT-Systeme (Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Rechenzentren in Deutschland).

Web- und Plattform-Hosting: Bereitstellung und Betrieb unserer Website sowie Plattform-Dienste.

Zahlungsabwicklung: Verarbeitung von Zahlungen über verschiedene Zahlungsmethoden, einschließlich Kreditkarten, soweit der jeweilige Anbieter als reiner Zahlungsdienstleister agiert.

Kommunikation: Versand transaktionaler E-Mails und der Testphasen-Mails (Brevo), E-Mail-Postfächer einschließlich des Vertriebspostfachs (Hostinger), E-Mail-Korrespondenz mit den Postfächern unseres Teams sowie Kalender und Konferenzräume für Demo-Termine (Google Workspace, Ziffer 2.3), Telefonie für Vertriebsanrufe (Telnyx, Ziffer 2.10) sowie Versand unserer E-Mails an Heilpraktiker-Praxen und Erkennung der Antworten darauf über Success AI Holdings Inc (USA) aus Postfächern bei Microsoft (Ziffer 2.10) und Prüfung der Zustellbarkeit dieser E-Mail-Adressen vor dem Versand (Bouncer, Ziffer 2.10).

KI-Modellanbieter: Bereitstellung der in Ziffer 2.7 genannten Modelle in europäischen Regionen, auch für den KI-Assistenten und die Anrufaufnahme in unserem Vertriebssystem, sowie von DeepSeek V4.1 Flash für den KI-Assistenten und für einen Absatz in unseren E-Mails an Heilpraktiker-Praxen über Cortecs (Weiterleitung bei OVH SA, Frankreich) bei AKI.IO in Deutschland (Ziffer 2.10).

3.3 In bestimmten Fällen arbeiten wir mit Unternehmen zusammen, die selbst über die Verarbeitung personenbezogener Daten entscheiden. Teilweise agieren die Empfänger selbständig in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit und sind hierbei ebenfalls verpflichtet, die Anforderungen der DSGVO und sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen zu wahren. Insbesondere folgende Kategorien von Empfängern gehören hierzu:

Zahlungsdienstleister: Eigenständige Verarbeitung von Transaktionen sowie Erfüllung regulatorischer Vorgaben.

Google und Microsoft, soweit Sie die Anmeldung mit einem Google- oder Microsoft-Konto wählen (Ziffer 2.2).

Google, soweit Sie mit einem eigenen Google-Konto an einer Demo über Google Meet teilnehmen (Ziffer 2.3).

Telnyx für die Verbindungsdaten von Telefonaten aus unserem Vertriebssystem (Ziffer 2.10).

Behörden und öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung zur Datenübermittlung besteht oder die Übermittlung für Rechtsdurchsetzung notwendig ist.

3.4 Schließlich übermitteln wir im Einzelfall personenbezogene Daten an unsere Berater in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten, wobei diese Empfänger in der Regel bereits aufgrund ihrer berufsrechtlichen Stellung zur besonderen Vertraulichkeit und Geheimhaltung verpflichtet sind.

4. Datenübermittlung in Drittländer

4.1 Soweit für unsere Zwecke erforderlich, übermitteln wir Ihre Daten ggf. auch an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („Drittstaaten“). Dies ist insbesondere im Rahmen der Vertragsabwicklung oder aufgrund von gesetzlichen Vorschriften der Fall.

4.2 Wir übermitteln Ihre Daten an Empfänger in Drittländern nur nach Maßgabe der Bestimmungen in Kapitel V der DSGVO, d.h. wenn sichergestellt ist, dass die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau im Sinne von Art. 45 Abs. 1 DSGVO festgestellt hat oder angemessene Garantien im Sinne von Art. 46 Abs. 2 und Abs. 3 DSGVO umgesetzt wurden oder eine Ausnahme nach Art. 49 DSGVO vorliegt und keine überwiegenden schutzwürdigen Interessen gegen die Übermittlung der personenbezogenen Daten sprechen.

4.3 Wir verwenden zur Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus beim Empfänger der Daten, insbesondere die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission zur Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten (SCC). Sie haben die Möglichkeit, die SCC über den Link Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 abzurufen oder eine Kopie bei uns anzufordern.

4.4 Für die Direktansprache von Heilpraktiker-Praxen (Ziffer 2.10) übermitteln wir Ihre E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Ihren Namen, den Namen Ihrer Praxis, die zugeteilte Textfassung und den Text der für Sie bestimmten E-Mails einschließlich der darin genannten Angaben zu Ihrer Praxis sowie Ihre Antworten auf diese E-Mails an die Success AI Holdings Inc in den USA. Für die USA hat die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau nur für Unternehmen festgestellt, die unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind; die Success AI Holdings Inc ist dort nicht zertifiziert. Wir stützen diese Übermittlung deshalb auf die EU-Standardvertragsklauseln (Ziffer 4.3), für Übermittlungen aus der Schweiz mit den Anpassungen, die der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte für ihre Anerkennung verlangt. Unsere E-Mails an Praxen versenden wir aus Postfächern bei Microsoft (Ziffer 2.10). Microsoft speichert die Inhalte dieser Postfächer derzeit in der Schweiz; künftig kann Microsoft sie auch in einem Staat der EU oder der EFTA speichern. Für die Schweiz hat die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt. Zugriffe aus den USA, etwa durch die Microsoft Corporation für Betrieb und Support, schließt das nicht aus; die Microsoft Corporation ist unter dem EU-U.S. und dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

4.5 Für die Bekanntgabe ins Ausland nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) gilt ergänzend: Wir geben Personendaten in die Staaten bekannt, die in Ziffer 2 und in Anlage 2 zur AVV bei den einzelnen Diensten genannt sind. Das sind Belgien, Deutschland, Frankreich, Irland, Litauen, Luxemburg, die Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Schweden und Zypern, je nach Dienst weitere Staaten der EU und des EWR, das Vereinigte Königreich und die USA. Google und Hostinger (Ziffer 2.3) können Personendaten zudem in weiteren Staaten bearbeiten, die sie in ihren Standortangaben nennen; dafür gelten die nachfolgend genannten Garantien. Für die Staaten der EU und des EWR und für das Vereinigte Königreich hat der Bundesrat einen angemessenen Datenschutz festgestellt (Art. 16 Abs. 1 DSG und Anhang 1 der Datenschutzverordnung). Für die USA gilt das nur für Organisationen, die unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind; laut der amtlichen Liste des U.S. Department of Commerce (abgerufen am 02.11.2026) sind Stripe, LLC und Telnyx LLC so zertifiziert. Bei Google stützen wir uns auf die Zertifizierung der Google LLC unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework (laut der amtlichen Liste, abgerufen am 03.11.2026) und ersatzweise auf die Standardvertragsklauseln von Google mit den Anpassungen für die Schweiz (Art. 16 Abs. 2 lit. d DSG), bei etwaigen Zugriffen aus den USA durch den Amazon-Konzern auf die Zertifizierung der Amazon.com, Inc., die Amazon Web Services, Inc. einschließt, unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework (laut der amtlichen Liste, abgerufen am 04.11.2026; Cortecs nennt dafür das EU-US Data Privacy Framework), bei Microsoft auf die Zertifizierung der Microsoft Corporation unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Hostinger stützt Übermittlungen in weitere Drittländer (Ziffer 2.3) auf Standardvertragsklauseln ohne Anpassung für die Schweiz. Für Übermittlungen an die Success AI Holdings Inc gilt Ziffer 4.4. Bei der Websuche, sobald sie aktiviert ist (Ziffer 2.7), stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln dieses Anbieters. Unser Sitz ist in der Schweiz; für die Schweiz hat die EU-Kommission ein angemessenes Schutzniveau festgestellt (Entscheidung 2000/518/EG).

5. Dauer der Datenverarbeitung und Löschung

5.1 Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zunächst für die Dauer, für die der jeweilige Verarbeitungszweck – siehe oben – eine entsprechende Verarbeitung erfordert.

5.2 Soweit die Verarbeitung zur Durchführung eines Vertrages erfolgt, umfasst der Verarbeitungszeitraum auch die Zeiträume der Anbahnung eines Vertrages (vorvertragliches Rechtsverhältnis) und der Abwicklung eines Vertrages (einschließlich etwaiger nachlaufender Ansprüche).

5.3 Soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erfolgt, umfasst der Verarbeitungszeitraum den Zeitraum bis zur Erreichung der verfolgten Verarbeitungszwecke.

5.4 Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, erfolgt sie für den Zeitraum zwischen der Erteilung und dem Widerruf der Einwilligung oder bis die von der Einwilligung umfasste Verarbeitung abgeschlossen ist.

5.5 Insofern weisen wir darauf hin, dass auch im Falle des Widerrufs einer Einwilligung die weitere Verarbeitung auf Basis weiterer Rechtsgrundlagen möglich sein kann (Art. 17 Abs. 1 lit. b) DSGVO).

5.6 Auch bei Erreichung der primären Verarbeitungszwecke kann eine weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgen, insbesondere, wenn dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen und/oder zur Wahrung unserer Rechte erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere folgende Zwecke:

Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. aus dem Schweizer Obligationenrecht (Art. 958f OR) sowie – soweit anwendbar – aus dem Handelsgesetzbuch (§§ 238, 257 Abs. 4 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 Abs. 3, Abs. 4 AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu zehn Jahre.

Erhaltung von Beweismitteln unter Berücksichtigung der Verjährungsvorschriften. Nach Art. 127 ff. des Schweizer Obligationenrechts (OR) beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist zehn Jahre, für Ansprüche aus Tötung oder Körperverletzung bis zu zwanzig Jahre. Nach den §§ 194 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) beträgt sie – soweit anwendbar – regelmäßig drei Jahre und kann bis zu dreißig Jahre betragen.

6. Betroffenenrechte

Sie können die nachfolgenden Rechte jederzeit über die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten geltend machen:

6.1 Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese Sie betreffenden personenbezogenen Daten und über Informationen gemäß Art. 15 Abs. 1 lit. a) – lit. h) DSGVO. Werden Sie betreffende personenbezogene Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt, so haben Sie das Recht, über die geeigneten Garantien gemäß Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden. Sie haben unter den in Art. 15 DSGVO genannten Voraussetzungen auch das Recht, eine Kopie der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zu erhalten. Nach dem Schweizer Datenschutzgesetz richtet sich das Auskunftsrecht nach Art. 25 DSG.

6.2 Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, falls diese unrichtig sind. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger Sie betreffender personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

6.3 Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, falls einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten unrechtmäßig verarbeitet werden.

6.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben unter den in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.

6.5 Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben unter den in Art. 20 DSGVO genannten Voraussetzungen das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns auf Grundlage einer Einwilligung oder zur Vertragsdurchführung bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln. Bei der Ausübung dieses Rechts haben Sie das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von uns auf einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist.

6.6 Recht auf Widerruf der Einwilligung: Sofern die Datenverarbeitung auf Basis einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a), Art. 9 Abs. 2 lit. a) oder Art. 49 Abs. 1 lit. a) DSGVO erfolgt, können Sie jederzeit Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt. Beim Widerruf der Einwilligung können Sie unter anderem auch denjenigen Kontaktweg wählen, den Sie bei der Abgabe der Einwilligung verwendet haben.

6.7 Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Nach dem Schweizer Datenschutzgesetz können Sie beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, eine Anzeige erstatten (Art. 49 DSG).

7. Widerspruchsrecht

7.1 Sie haben unter den in Art. 21 Abs. 1 DSGVO genannten Voraussetzungen das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder lit. f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling.

7.2 Werden Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie außerdem nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

8. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

8.1 Grundsätzlich sind Sie nicht verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten mitzuteilen. Wenn Sie dies jedoch nicht tun, werden wir Ihnen unsere Website nicht uneingeschränkt zur Verfügung stellen können oder Ihre Anfragen an uns nicht beantworten können.

8.2 Personenbezogene Daten, die wir nicht zwingend für die oben genannten Verarbeitungszwecke benötigen, sind entsprechend als freiwillige Angaben gekennzeichnet.

9. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 Abs. 1, Abs. 4 DSGVO und keine automatisierten Einzelentscheidungen im Sinne von Art. 21 DSG ein.

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand vom 2026-11-05. Durch die Weiterentwicklung unserer Website, Produkte und Dienstleistungen oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. In diesem Fall werden wir diese Datenschutzerklärung entsprechend auf unserer Website aktualisieren.